POLÍTICA INTERNA DE PROTECCIÓN DE DATOS

  1.       DEFINICIÓN

MARROQUINERA RIVIERA SAS, es una empresa dedicada a la producción y comercialización de productos en cuero y otras materias primas, legalmente constituida por las normas colombianas, identificada con el número de NIT 800.025.696-6, ubicada en la calle 41 N° 13ª – 22, con domicilio en la ciudad de Bogotá, quien actúa en calidad de responsable y encargada del tratamiento de datos personales de quienes en su ejercicio o cualquier actividad, bien sea permanente u ocasional puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la entidad, razón por la cual conocerá, actualizara y rectificara dentro del marco legal que exige la materia.

MARROQUINERA RIVIERA SAS, garantiza el adecuado tratamiento de datos personales y la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, con propósito de que todas las actuaciones adelantadas se rijan por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

  1.       OBJETIVO

Establecer los deberes y derechos que MARROQUINERA RIVIERA SAS tiene como tratante de datos personales en todas las áreas del negocio.

  1.       MARCO LEGAL
  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1581 de 2012
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
  • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
  • Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
  1.       CONTENIDO

MARROQUINERA RIVIERA SAS recauda la información y los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores; y podrá incluir la siguiente información:

  • Nombres y apellidos.
  • Tipo y número de identificación.
  • Nacionalidad y país de residencia.
  • Teléfonos fijos o celulares de contacto (personal y/o laboral).
  • Direcciones postales y/o electrónicas (personales y/o laborales).
  • Fax (personal y/o laboral).
  • Profesión u oficio.
  • Compañía en la que labora y cargo.
  1.       GLOSARIO
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Habeas data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural y jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Política de Privacidad: Se refiere al presente documento.
  • Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) : Significa el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento, que operan en Colombia.
  1.       PRINCIPIOS BÁSICOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, MARROQUINERA RIVIERA SAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de  datos personales:

  • Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por MARROQUINERA RIVIERA SAS, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales MARROQUINERA RIVIERA SAS garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por MARROQUINERA RIVIERA SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que en MARROQUINERA RIVIERA SAS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
  1.       DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sociales de cualquier índole, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.

Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.
  1.       NORMAS GENERALES

8.1 Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, clara e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

8.2 Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

8.3 Derechos de los niños, niñas y adolescentes

MARROQUINERA RIVIERA SAS en el Tratamiento asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Podrá usar los datos de los menores de edad con el fin de participación en actividades dedicadas a ellos o beneficios otorgados bajo la liberalidad de la compañía en ocasiones especiales.

MARROQUINERA RIVIERA SAS, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

  1.       DEBERES

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de MARROQUINERA RIVIERA SAS los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  • Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • MARROQUINERA RIVIERA SAS hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
  1.   AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de MARROQUINERA RIVIERA SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

10.1    Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por MARROQUINERA RIVIERA SAS y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Para tal efecto existirán autorizaciones para cada una de las unidades de negocio o áreas que lo necesiten.

  1.   AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

11.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  • La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  • El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  • Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  1.   DEMAS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  • Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a MARROQUINERA RIVIERA SAS, en su condición de responsable y Encargado del tratamiento.
  • Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a MARROQUINERA RIVIERA SAS, en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
  • A recibir información por parte de MARROQUINERA RIVIERA SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable y Encargado del Tratamiento.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  1.   PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMOS PARA LA ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de MARROQUINERA RIVIERA SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Compañía, podrán presentar un reclamo de acuerdo con las siguientes reglas:

  • La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada.

El reclamo debe contener la siguiente información:

  •         La identificación del Titular;
  •         Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto);
  •         Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación;
  •         La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos;
  •         La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
  •         Los documentos que se quiera hacer valer;
  •         Firma y número de identificación.
  • Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales. La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. El derecho de supresión no es absoluto y la Compañía podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos:

  •        El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal;
  •        La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
  •        Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable.
  1.   REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 y la Circular Externa No. 02 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, MARROQUINERA RIVIERA SAS registrará la siguiente información en el Registro Nacional de Bases de Datos:

  • Datos de identificación, ubicación y contacto de MARROQUINERA RIVIERA SAS.
  • Datos de identificación, ubicación y contacto de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales.
  • Canales para que los Titulares ejerzan sus derechos, es decir, a través del Área Encargada para la recepción de Consultas, Quejas y Reclamos.
  • Información almacenada en las bases de datos, relacionada con la clasificación de los Datos personales almacenados, por categorías según la naturaleza de los mismos.
  • Cuáles son las medidas que MARROQUINERA RIVIERA SAS o sus Encargados implementan, para garantizar la seguridad de las bases de datos objeto de registro.
  • Nombre y finalidad de cada una de las bases de datos.
  • Forma de Tratamiento de las bases de datos (manual o automatizada).
  • La presente Política de Tratamiento de datos personales.

Cuál es la procedencia de los datos personales, es decir, si MARROQUINERA RIVIERA SAS ha recolectado los datos directamente de los titulares o de un tercero, en virtud de una transferencia o transmisión de datos personales, y si el Titular de los datos ha otorgado la autorización para la recolección de datos.

  • Transferencias internacionales de datos personales.
  • Transmisiones internacionales de datos personales.
  • Cesión o transferencia nacional de datos personales.
  • Reporte de novedades, es decir,
  •         registro de todas las quejas o reclamos presentados por Titulares de datos personales.
  •         incidentes de seguridad que se presenten sobre las bases de datos personales.
  1.   RECTIFICACION Y ACTUALIZACION DE DATOS

MARROQUINERA RIVIERA SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

  •         En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  •         MARROQUINERA RIVIERA SAS, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
  •         La compañía podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados.
  1.   SUPRESION DE DATOS

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a MARROQUINERA RIVIERA SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  3. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MARROQUINERA RIVIERA SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable y encargado puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4.   SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y MEDIDAS DE SUGEURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, MARROQUINERA RIVIERA SAS adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1.   VIGENCIA POLITICA

La presente Política, rige a partir del primero (1) de noviembre de 2016.

Los Datos Personales incluidos en las bases de datos sujetas a Tratamiento, permanecerán y serán tratados con base en el criterio de temporalidad por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley. Esta Política podrá ser modificada por la Compañía cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. Únicamente las modificaciones respecto de las finalidades del Tratamiento y de los datos del Responsable del Tratamiento, o cualquier otra modificación sustancial serán comunicadas previamente a los Titulares.

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